Veri Koruma ve Şikayet Yönetimi Politikası
Giriş:
Bakkalim UK LIMITED olarak, müşterilerimizin memnuniyetini sağlamak, veri güvenliğini korumak ve şikayet süreçlerini adil bir şekilde yönetmek için şeffaf bir politika izliyoruz. Bu belge, hem UK GDPR (Birleşik Krallık Genel Veri Koruma Yönetmeliği) kapsamındaki yükümlülüklerimizi hem de müşterilerimizin haklarını detaylı bir şekilde açıklamaktadır. Şirketimizin tüm faaliyetleri bu politikanın belirlediği çerçevede yürütülmektedir.
--------------------------
1-A. Kişisel Verilerin Toplanması ve İşlenmesi
Kişisel verileri yalnızca aşağıdaki amaçlarla toplarız:
- Siparişlerin alınması ve işlenmesi.
- Teslimat hizmetlerinin sağlanması.
- Müşteri desteği ve taleplerin yanıtlanması.
- Dolandırıcılığı önlemek
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
- Şirket politikalarımızın ve prosedürlerimizin uygulanması.
Toplanan Veriler:
- Ad, soyad.
- İletişim bilgileri (e-posta, telefon numarası).
- Adres bilgileri.
- Ödeme ve sipariş detayları.
- Kullanıcı hesap bilgileri.
1-B. Kişisel Verilerin İşlenmesi
Kişisel veriler yalnızca aşağıdaki durumlarda işlenir:
- Müşterinin açık onayı alındığında.
- Bir siparişin tamamlanması ve teslim edilmesi gerektiğinde.
- Yasal yükümlülükler doğrultusunda işlem yapılması gerektiğinde.
- Şirketin şirketimizin yasal ve ticari güvenliğini sağlamak ve korunması gerektiğinde (örneğin, dolandırıcılığı önleme amaçlı).
Önemli Not:
Kişisel verileriniz, yalnızca yukarıda belirtilen amaçlarla kullanılacaktır. Verileriniz, hiçbir şekilde üçüncü taraflarla izinsiz paylaşılmayacaktır.
1-C. Verilerin Saklanması
Kişisel veriler yalnızca işleme amacı için gerekli olduğu sürece saklanır:
- Sipariş bilgileri: İşlem tamamlandıktan sonra 6 yıl boyunca saklanır (muhasebe ve vergi düzenlemeleri gereği).
- Müşteri iletişim bilgileri: Hesap kapatılana veya müşteri talep edene kadar saklanır.
- Yasal şikayetler veya anlaşmazlıklar: Süreç tamamlanana kadar saklanır.
Verileriniz güvenli sunucularda ve şifrelenmiş bir şekilde saklanır. Tüm saklama süreçlerimiz UK GDPR ile uyumludur.
1-D. Şeffaflık ve Onay
Herhangi bir kişisel veri toplamadan veya işlemeye başlamadan önce müşterilerimize açık bilgi sağlıyoruz.
Sipariş sırasında sunulan “Şartlar ve Koşullar” ve “Gizlilik Politikası” onayı, veri işleme için yasal dayanak oluşturur.
Önemli:
Müşterinin açıkça onay verdiği işlemler dışında hiçbir işlem yapılmaz. Onay alınması gereken durumlarda, müşteriye işlem detayları yazılı olarak iletilir.
--------------------------
2-A. Sosyal Medya ve Beyan Doğrulama Süreci
Bazı durumlarda, müşteri veya temsilcinin verdiği beyanların doğruluğunu sağlamak amacıyla halka açık bilgiler incelenebilir.
Amaç:
- Şirket politikalarına uygun hareket edilmesini sağlamak.
- Dolandırıcılığı önlemek.
Kapsam:
- Beyan eden kişinin adı, soyadı ve verdiği bilgilerin doğruluğu halka açık kaynaklar üzerinden (örneğin, Google arama motoru) kontrol edilebilir.
- Bu süreç, yalnızca şirketin şirketimizin yasal ve ticari güvenliğini sağlamak / korumak ve iletişim süreçlerini güvence altına almak için gerçekleştirilir.
Not:
- Bu işlem sırasında elde edilen bilgiler yalnızca doğrulama amacıyla kullanılacak ve hiçbir şekilde üçüncü taraflarla paylaşılmayacaktır.
- Şirket, bu işlemi gerçekleştirmeden önce müşteriden açık onay almayı taahhüt eder.
2-B. Beyanların Doğruluğunun İncelenmesi
Bakkalim UK LIMITED olarak, müşterilerimizin ve temsilcilerinin verdiği bilgilerin doğruluğunu sağlamak, şirket politikalarımıza uygun hareket etmek ve dolandırıcılık gibi durumları önlemek amacıyla belirli durumlarda beyan edilen bilgilerin gerçekliğini inceleme hakkını saklı tutarız.
Bu kapsamda işlenen veriler:
- Beyan eden kişinin ad-soyadı, ilişkisi (örneğin, eş, arkadaş, kardeş gibi).
- Google arama motoru ve halka açık bağlantılar üzerinden erişilebilen bilgiler.
Amaç:
- Beyan edilen temsilciliğin gerçekliğini doğrulamak.
- Şirket politikalarına uygun hareket edilmesini sağlamak.
- Müşteri veya temsilci ile iletişim ve süreç yönetiminin doğru bir şekilde ilerlemesi.
Önemli Notlar:
- Bu işlem yalnızca müşteri veya temsilcinin açık bir şekilde bilgi verdiği ve doğrulama gerektiren durumlarda gerçekleştirilir.
- İnceleme sırasında elde edilen bilgiler, yalnızca bu doğrulama süreci için kullanılır ve hiçbir koşulda üçüncü taraflarla paylaşılmaz.
- Verilerin işlenmesi, UK GDPR'nin şeffaflık ve amaç sınırlaması ilkelerine uygun şekilde gerçekleştirilir.
Eğer bu tür bir inceleme sürecine itiraz etmek isterseniz, lütfen aşağıdaki iletişim adresleri üzerinden bizimle irtibata geçin:
E-posta: [email protected]
Telefon: +44 784 784 1234
--------------------------
3. Şikayet Yönetimi ve İmha Prosedürleri
Bakkalim UK LIMITED olarak, müşteri memnuniyetini ön planda tutarken şirketimizin zararlarını önlemek ve kötü niyetli eylemleri engellemek için şikayet ve iade prosedürlerini aşağıdaki şekilde yürütmekteyiz:
Ürünle İlgili Şikayet Durumlarında:
Müşteri, bir ürünle ilgili açık bir şekilde şikayette bulunduğunda (örneğin, eksik, hasarlı veya yanlış ürün teslimatı gibi), sürecin yönetimi için aşağıdaki prosedürler uygulanır:- Müşteriden şikayeti belgeleyen bir video kaydı veya fotoğraf talep edilir.
- Eğer müşteri, ürünün kullanılamayacağını veya tüketilmeyeceğini belirtiyorsa, imha prosedürleri devreye alınır.
İmha Prosedürleri:
- Müşteri, imha prosedürlerini açıkça kabul etmelidir.
- İmha sürecinin kanıtlanması için müşteri tarafından bir imha video kaydı sağlanması gereklidir.
- Video kaydı sağlanmadığı sürece, ürün ücretinin geri iadesi yapılmayacaktır.
Not:
İmha prosedürleri, müşteri tarafından kabul edilip video kaydı gönderilmediği durumda geçersiz sayılacak ve müşteri cayma hakkını kaybedecektir. Bu durum, müşterinin ürünü imha etmediği halde iade talep etmesi gibi kötü niyetli eylemleri önlemek için uygulanmaktadır.
- Kamera Kayıtları ve Eksik Ürün İddiaları:
- Müşteri, bir ürünün eksik olduğunu iddia ederse, depo ve paketleme sırasında çekilen kamera kayıtları incelenir.
- Eğer kamera kayıtlarında ürünün tam olarak gönderildiği tespit edilirse, Bakkalim UK LIMITED sorumluluk kabul etmez.
- Müşteri, bu durumda sorunu çözmek için kargo hizmet sağlayıcısı (DHL Cargo) ile iletişime geçmelidir.
Temel Amaç:
Bu prosedürler, müşterilerimizin güvenilirliğini korumak ve dolandırıcılığı önlemek için uygulanmaktadır. Aynı zamanda, şikayet süreçlerinin adil ve şeffaf bir şekilde yönetilmesi hedeflenmektedir.
İtiraz ve İletişim:
Eğer bu prosedürlere itiraz etmek isterseniz veya ek bilgiye ihtiyaç duyarsanız, aşağıdaki iletişim kanallarından bize ulaşabilirsiniz:
E-posta: [email protected]
Telefon: +44 784 784 1234
--------------------------
4. Verilerin Saklanması ve İhlal Durumları
Veri Saklama Süresi:
- Sipariş Bilgileri: İşlem tamamlandıktan sonra 6 yıl boyunca saklanır (muhasebe ve vergi düzenlemeleri gereği).
- Müşteri Bilgileri: Hesap kapatılana kadar veya müşteri talep edene kadar saklanır.
Veri İhlalleri:
Bir veri ihlali durumunda:
- İhlal, 72 saat içinde Bilgi Komiserliği Ofisi'ne (ICO) bildirilecektir.
- İlgili müşteriler derhal bilgilendirilecektir.
E-posta: [email protected]
Telefon: +44 784 784 1234
--------------------------
5. Müşteri Hakları ve Talepler
Müşterilerimiz kişisel verilerle ilgili aşağıdaki haklara sahiptir:
- Erişim Hakkı: Hangi verilerin toplandığını ve nasıl kullanıldığını öğrenme.
- Düzeltme Hakkı: Yanlış veya eksik bilgilerin düzeltilmesi.
- Silme Hakkı (Unutulma Hakkı): Verilerin belirli şartlar altında silinmesini talep etme.
- İtiraz Hakkı: Verilerin işlenmesine itiraz etme.
- Veri Taşınabilirliği Hakkı: Verilerin başka bir hizmet sağlayıcıya taşınması.
Taleplerinizi aşağıdaki iletişim kanallarımızdan iletebilirsiniz:
E-posta: [email protected]
Telefon: +44 784 784 1234
--------------------------
6. Genel Politikalar ve Sorumluluk Reddi
A- Hediye ve İstem Dışı Gönderimler:
- İstem dışı gönderilen ürünlerin iade veya imhası için müşteri talebi doğrultusunda tüketilmeyeceği belirtildiyse müşteri onayı alınarak şirket iç prosedürlerini devreye alıp imha işlemlerini gerçekleştirebilir.
- Şirket İç Politikalarını müşteri onayı ile devreye alındıktan sonra Ürünlerin saklanması veya imhası tamamen müşterinin inisiyatifindedir.
- İmha video veya görsel kaydı iletildikten sonra tüm ücret geri iade süreci Bakkalim UK LIMITED tarafından sağlanacaktır.
B- Tüm Politikaların Onayı:
- Sipariş sırasında "Şartlar ve Koşullar" onaylanarak tüm prosedürlerin kabul edildiği varsayılır.
- Şikayetler için belirtilen prosedürlere uyulması zorunludur.
--------------------------
7. İletişim ve Şikayetler
Veri işleme veya şikayet süreçleriyle ilgili sorularınız için bizimle iletişime geçebilirsiniz:
E-posta: [email protected]
Telefon: +44 784 784 1234
--------------------------
8. Politika Güncellemeleri
Bu politika, UK GDPR ve diğer geçerli mevzuata uygun olarak düzenli olarak güncellenir. Son güncelleme tarihi: 01/01/2022
--------------------------
9. WhatsApp Canlı Müşteri Destek Hattı ve Bağlayıcılık
Bakkalim UK LIMITED, WhatsApp Canlı Müşteri Destek Hattı üzerinden müşterilerimize hızlı ve etkili bir şekilde yardımcı olmayı hedeflemektedir. Ancak, dijital iletişim platformlarının kötüye kullanılma riski nedeniyle, bu platform üzerinden yapılan yazışmaların şirket adına resmi ve bağlayıcı bir taahhüt oluşturmadığını önemle belirtmek isteriz.
Bağlayıcılık ve Resmi Yazışmalar:
- Bağlayıcı Olmayan İletişim: WhatsApp ve diğer dijital mesajlaşma platformları üzerinden yapılan görüşmeler yalnızca bilgi verme ve müşteri destek amaçlıdır.
- Bağlayıcı Olan İletişim: Bakkalim UK LIMITED adına yapılan tüm resmi yazışmalar, yalnızca şirketimizin kayıtlı adresinden (posta yoluyla) müşterilere gönderilen yazılı mektuplarla geçerlidir.
Sebep:
Gelişen teknolojiler nedeniyle dijital platformlarda yazışmaların kötüye kullanımı ve manipüle edilmesi mümkün olabilmektedir. Bu nedenle, yalnızca fiziksel posta ile gönderilen mektuplar, resmi bağlayıcılığa sahip belgeler olarak kabul edilir.
Önemli Not:
Eğer WhatsApp yazışmalarında bir yanlış anlaşılma veya hatalı bilgi ile karşılaşırsanız, lütfen konuyu aşağıdaki iletişim adreslerinden bize bildirin:
E-posta: [email protected]
Telefon: +44 784 784 1234
Bu politika, müşterilerimizin ve şirketimizin haklarını korumak amacıyla geliştirilmiştir ve dijital iletişimlerde yaşanabilecek riskleri minimuma indirmeyi hedeflemektedir.
--------------------------
Sonuç:
Bu politika, hem şirketin çıkarlarını hem de müşterilerin haklarını gözeterek hazırlanmıştır. Politikamız UK GDPR ve tüketici haklarına uygun olarak düzenlenmiş ve her türlü şikayet sürecinde şeffaflık ve adalet ilkelerini esas almıştır.